Tiina Kakko aloitti SOK:n henkilöstötoimintojen rekrytointitiimissä työharjoittelussa helmikuussa 2022. Harjoittelu oli tarkoitus tehdä pääosin etänä, mutta ensimmäiset kaksi päivää hän vietti Ässäkeskuksessa kollegoiden kanssa.

”Pari intensiivipäivää antoivat hyvät eväät työn aloittamiseen. Kävimme läpi järjestelmiä, käytänteitä, toimintakulttuuria ja tutustuimme toisiimme. Sain todella lämpimän vastaanoton ja harjoittelijan statuksesta huolimatta minut otettiin tiimiin ”oikean” työntekijän tavoin. Koin, että minua arvostettiin ja minuun luotettiin heti alkumetreistä alkaen. Sain heti kääriä hihat ja alkaa töihin, vaikka samalla toki perehdytys ja tuki jatkui”, Tiina kertoo.

Tiinan kanssa mietittiin yhdessä harjoittelulle viikkokohtaisesti tavoitteita, jotka kirjattiin ylös. Tiina sai myös esittää harjoittelulle toiveita, jotka huomioitiin suunnitelmassa.

”Niin esihenkilö kuin kollegatkin varmistivat säännöllisesti, että harjoittelu sujui suunnitellusti. Perehdytyssuunnitelmaa seurattiin ja kirjasin siihen myös itsearvioita siitä, mitä olin oppinut ja miten harjoittelu omasta mielestäni oli sujunut. Tiimini perehdytyksen lisäksi opiskelin henkilöstöjärjestelmä Workdayssa monipuolisen sähköisen perehdytysmateriaalin, joka sisälsi tietoa mm. tietoturvallisuudesta, eettisistä pelisäännöistä ja S-ryhmästä”, Tiina jatkaa.

Perehdytyksen organisointi

S-ryhmässä ja samalla myös SOK:lla on perehdytykselle määritelty selkeät tavoitteet. Perehdytyksen tavoitteena S-ryhmässä on opastaa uusi työntekijä tehokkaasti työtehtäviinsä ja samalla sitouttaa pitkällä aikavälillä, eli ottaa hänet mukaan työyhteisöön ja koko organisaatioon. Näiden lisäksi perehdytystyöllä tuetaan mm. ammatillisen identiteetin ja itsevarmuuden kehittymistä sekä työntekijän yksilöllisiä tarpeita ja oppimista. Perehdytystyön tavoitteet ulottuvat niin ikään työn tuottavuuden lisääntymiseen sekä esimerkiksi strategian ja arvojen toteuttamiseen.

”Perehdytys on hyvä ajatella suunnittelun, ohjauksen ja seurannan prosessina, jossa oppiminen tulee palastella pidemmälle aikavälille kertakaadon sijaan. Toisaalta laadukas perehdytys on hyvin suunniteltu ja organisoitu kokonaisuus, joka joustaa yksilön oppimistarpeiden ja -toiveiden osalta. Perehdytysaika on tiivis vuorovaikutuksellinen kokonaisuus, jossa on hyvä osallistaa koko työyhteisöä. Tavoitteena on, että uusi työntekijä saa rohkaisevaa palautetta ja kannustusta, uskaltaa kysyä ja kokee olevansa tervetullut heti ensimmäisistä päivistä lähtien”, kuvaa S-ryhmässä perehdytystä työssään kehittävä HR-asiantuntija Lotta Lukka.

Onnistunut perehdytys näkyy esimerkiksi siten, että työntekijä kokee hallitsevansa perustehtävät (”osaan”), kykenee suoriutumaan niistä itsenäisesti ja oma-aloitteisesti (”pärjään”) sekä tuntee itsensä tervetulleeksi (”kuulun joukkoon"). Laadukkaan perehdytyksen on tutkittu lisäävän myös sitoutumista organisaatioon.

”Esihenkilö on vastuussa perehdytyksestä. Hän huolehtii siitä, että perehdyttämiseen on riittävästi aikaa ja että perehdytys on johdonmukainen ja organisoitu kokonaisuus, jossa perehdytysvastuut ja -roolit ovat selvät. Usein on hyvä, että useampi uuden työntekijän kollega osallistuu perehdyttämiseen, sillä esihenkilö ei välttämättä ole asiantuntija uuden työntekijän tehtävässä. Työntekijälle voidaan myös nimetä henkilökohtainen kummi tai mentori. Esihenkilön tehtävänä on kuitenkin keskustella työntekijän kanssa työn tavoitteista, tiimin tai organisaation yhteisistä toimintatavoista sekä esimerkiksi kehittymismahdollisuuksista”, Lotta sanoo.

”Minua perehdyttivät omien tiimikollegoiden ja esihenkilön lisäksi muutkin HR-toimintojen työntekijät ja esihenkilöt. Osallistuin lukuisiin kahdenkeskisiin etäpalavereihin eri HR-henkilöiden kanssa saaden laajan kokonaiskuvan HR-työstä S-ryhmässä. Olen myös käynyt paikan päällä Osuuskauppa Arinan HR-osastolla sekä Kajaanin Palveluässässä. Suunnitelmissa on vielä päästä seuraamaan Jollaksen koulutusta. On varsin opettavaista nähdä ja kuulla, miten eri paikoissa HR-työtä tehdään”, Tiina kertoo.

Uuden työntekijän perehdytys vs. sisäisesti siirtyneen

Perehdytystä tarvitaan aina, kun henkilö aloittaa uudessa tehtävässä, olipa tämä yrityksen ulkopuolelta tullut täysin uusi työntekijä tai samassa yrityksessä uusiin tehtäviin siirtyvä henkilö. Perehdytysprosessit voivat kuitenkin vaihdella näissä tilanteissa.

”Uusille työntekijöille on tärkeää kertoa työpaikan yleisistä käytänteistä ja työsuhteeseen liittyvistä asioista, kuten mm. palkkausperusteista, poissaolosäännöksistä, taukokäytännöistä ja työsuhde-eduista sekä tiimin omista tavoista. Työtehtäviin opastamisen lisäksi S-ryhmän perehdytyksessä korostuvat lisäksi työelämän pelisääntöihin tutustuminen, ns. työelämäkasvatus – usein meille tullaan ensimmäisiin työpaikkoihin”, Lotta kuvaa.

Yrityksessä siirtyville tai uusia tehtäviä haltuun ottaville työntekijöille taas organisaation käytänteet ja kulttuuri voivat olla entuudestaan tuttuja.

”Siirtyvän tai tehtäviä vaihtavan työntekijän kohdalla perehdytyksessä keskitytään vahvemmin työnopastukseen. Työnopastuksessa työntekijälle selviää konkreettisesti, mitä työvaiheita ja periaatteita työn tekemiseen kuuluu, miten työn laatua arvioidaan, miten työssä tarvittavia laitteita, ohjelmistoja ja aineita käytetään ja miten huolehditaan turvallisesta työskentelystä. Toki on hyvä kiinnittää tässäkin huomiota tiimien omiin käytäntöihin ja ns. hiljaisen tiedon välittämiseen”, Lotta kertoo.

Jos työntekijä vaihtaa fyysistä työskentelypaikkaansa, työntekijä tutustutetaan myös työskentely-ympäristöön ja lähimpiin työkavereihin.

”Usein uuden tehtävän oppiminen tuo työntekijälle mukavaa vaihtelua arkeen ja on työntekijälle itselleenkin motivoivaa. Toisaalta se tukee edelleen ammatillista kehittymistä ja jatkuvan oppimisen kulttuuria, josta hyötyvät sekä työntekijä että työnantaja. S-ryhmän ja SOK:nkin sisällä sisäinen siirtyminen on tavallista”, Lotta toteaa.

Alan vaihtajat

Nykypäivänä työntekijät siirtyvät työstä toiseen paitsi organisaatioiden välillä myös alalta toiselle. Tällainen alanvaihto vaatii joskus työntekijän omaehtoista kouluttautumista uudelleen, mutta alanvaihto voi onnistua myös hyvän perehdytyksen avulla.

”Esimerkiksi ravintolassa tarjoilijana töitä tehnyt henkilö voi hyvinkin siirtyä toisenlaiseen asiakaspalvelutehtävään nopeallakin aikavälillä esimerkiksi pankin puhelinpalveluun, tuoden oman osaamisen ravintolasta taas mukanaan uuteen työyhteisöön samalla kun itse oppii uutta työtehtävää”, Lotta kuvaa.

Alanvaihtajat tuovat organisaatioihin usein ihan uudenlaisia näkökulmia ja taitoja, motivaation ja henkilökohtaisten vahvuuksien ollessa kohdallaan uudentyyppiseen työhön siirtyminen voi käydä hyvin helposti. S-ryhmässä alanvaihtajiin suhtaudutaan myönteisesti ja onnistuneita muutostarinoita on kertynyt paljon, esimerkiksi korona-aikana S-ryhmän sisällä toteutettiin monenlaisia alanvaihdoksia ja työkiertoa, lue lisää täältä.

Myös Tiina Kakko teki uraloikan myynnin ja markkinoinnin puolelta HR:ään.

”Myynnin ja markkinoinnin kokemukseni on ollut isoksi hyödyksi rekrytoinnin tehtävissä, koska molemmilla aloilla tarvitaan erinomaisia ihmissuhde- ja viestintätaitoja sekä nopeaa työotetta. Rekrytoijana kohtelen palkkaavia esihenkilöitä ja hakijoita asiakkaina, pyrkien ymmärtämään molempien tarpeita mahdollisimman hyvin. Tekemiseen onkin päässyt helposti kiinni, ja parin kuukauden harjoittelun jälkeen minulle tarjottiinkin jo palkkatyötä tiimissä ja harjoittelu vaihtui työsuhteeksi toukokuun alussa”, Tiina kertoo.

”Omalta osaltani voin siis sanoa, että perehdytys hoidettiin varsin tehokkaasti ja monipuolisesti, kiitos kollegoille ja esihenkilölleni!”