Tässä osiossa ovat ohjeet palveluntarjoajille, jotka toimittavat tuotteita ja palveluita S-ryhmän omaan käyttöön. Tavarantoimittajille-osio on tarkoitettu niille yrityksille, joilta S-ryhmä hankkii tuotteita vähittäismyyntiin. Start-upeille ja innovaattoreille tarjoamme S-Lab -väylän uusien ratkaisujen kehittämiseen ja kokeilemiseen.
S-ryhmän omaan käyttöön hankittavista tuotteista ja palveluista käytetään nimitystä epäsuorat hankinnat. S-ryhmässä nämä hankinnat tehdään keskitetysti SOK:n Epäsuorat hankinnat -yksikössä eli Epsussa. Se vastaa koko S-ryhmän, kuten SOK:n ja osuuskauppojen keskeisimpien epäsuorien hankintojen toimintasuunnitelmista, kilpailuttamisesta ja palveluntarjoajavalinnasta sekä sopimus-, palveluntarjoaja- ja ostotilaushallinnasta yhdessä sidosryhmiensä kanssa.
Epsu tuo yhteen S-ryhmän epäsuoran hankinnan alueen tarpeet, ostot ja palveluntarjoajat. Se tarjoaa palveluntarjoajille yhtenäisen kanavan koko S-ryhmään ja sen organisaatioihin. Epsu varmistaa hankittavien tuotteiden ja palveluiden laadun, luotettavuuden, vastuullisuuden ja kustannustehokkuuden.
S-ryhmä on tehnyt pitkään töitä hankinnan vastuullisuuden varmistamiseksi. Otamme vastuullisuusasiat huomioon koko arvoketjussamme ja odotamme samaa myös tavarantoimittajiltamme ja palveluntarjojiltamme.
Hankintaamme ohjaavat syrjimättömyysperiaate, tuotekohtaiset laatuvaatimukset sekä työ- ja ihmisoikeuksien kunnioittaminen riskimaista tehtävissä ostoissa. Hankintasopimuksissa edellytämme, että sekä raaka-aineiden tuottaja että valmistaja noudattavat lainsäädännön vaatimuksia ja työehtosopimuksia sekä ihmisoikeuksia ja kansainvälisiä työelämän vähimmäisnormeja. Palveluntarjoajilla on lisäksi oltava toimiva ja kuvattu jäljitettävyysjärjestelmä, jonka avulla tunnistetaan tuotteiden tai palvelujen valmistukseen käytetyt raaka-aineet, pakkaukset ja niiden toimittajat.
Yleiset hankintaehdot
S-ryhmän tekemissä epäsuorissa hankinnoissa sovelletaan ensisijaisesti osapuolten välille tehtyjä sopimusehtoja. Muussa tapauksessa sovelletaan SOK:n yleisiä hankintaehtoja.
S-ryhmän hankintasopimuksen allekirjoittaessaan toimittaja sitoutuu laatu- ja vastuullisuusvaatimuksissa erikseen mainittuihin vastuullisuuslinjauksiin:
Epäsuorat hankinnat hankintajohtaja Seppo Lönnqvist, p. 010 76 82432
Kiinteistöpalvelut, ympäristöhuollon palvelut, siivous- ja puhtaanapitopalvelut, myymälätekniikka, -kalusteet ja -tarvikkeet hankinnan ryhmäpäällikkö Janne Reunanen, p. 010 76 82316
Markkinointipalvelut, HR-, talous-, hallinto-, turvallisuus-, asiantuntija- ja toimistopalvelut hankinnan ryhmäpäällikkö Johanna Ilmén, p. 010 76 82436
IT-palvelut hankinnan ryhmäpäällikkö Jari Kauppi, p. 010 76 82315
Sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@sok.fi
Hankinnasta maksuun -järjestelmää koskevat yhteydenotot sähköpostitse: coupa@sok.fi
S-ryhmällä on käytössään Coupan sähköinen hankinnasta maksuun -järjestelmä, joka kattaa kilpailuttamisen, sopimushallinnan, tilaamisen ja laskutuksen. Coupa-järjestelmässä palveluntarjoaja voi osallistua kutsuttuna tarjouspyyntöihin, rekisteröityä kutsusta toimittajaportaalin, pyynnöstä käsitellä sopimuksia ja katalogeja, vastaanottaa ostotilauksia sekä tehdä tilausvahvistuksia ja laskuja.
Palveluntarjoajalle Coupa-järjestelmän näkyvin osa on Coupa Supplier Portal (CSP), jonka käyttö on palveluntarjoajalle veloituksetonta. CSP mahdollistaa mm.
sähköisen tilaamisen ja laskutuksen
ostotilausten vahvistukset
tuote- ja palvelukatalogien ylläpidon
näkyvyyden kaikkiin ostotilauksiin
näkyvyyden reaaliaikaiseen laskutilanteeseen
Hankinnasta maksuun -prosessi.
Tarjouspyynnöt
Palveluntarjoajille voidaan lähettää kutsu sähköiseen tarjouspyyntöön tai tarjoushuutokauppaan. Tarjouspyyntöön vastataan Coupa-järjestelmästä tulevan sähköpostilinkin kautta.
Tarjouspyyntöön vastaaminen ei edellytä kirjautumista Coupa Supplier Portal -järjestelmään (CSP). Tarjouspyynnöissä voidaan käyttää myös Scanmarket-työkalua.
Palveluntarjoajarekisteröinti
Rekisteröinti- ja hyväksyntäprosessissa palveluntarjoajaa pyydetään kirjaamaan tietonsa Coupa Supplier Portal -järjestelmään (CSP). Tiedot pyydetään valituilta palveluntarjoajilta. Yritykset vastaavat siitä, että niiden tiedot säilyvät järjestelmässä ajantasaisina.
Kutsu lähetetään palveluntarjoajan edustajalle CSP-järjestelmästä. Palveluntarjoaja pääsee sähköpostilinkistä kirjautumaan palveluun ja täyttämään pyydettävät tiedot. CSP-palveluun rekisteröityminen ei aiheuta kustannuksia palveluntarjoajalle.
Coupan hankinnasta maksuun -järjestelmä mahdollistaa myös sopimusten käsittelyn. Jos palveluntarjoajalta odotetaan sopimusdokumentteihin liittyviä Coupa Supplier Portal -palvelussa tehtäviä toimenpiteitä, järjestelmästä tulee näistä aina erillinen ilmoitus.
S-ryhmässä on käytössä myös vahvan tunnistautumisen mahdollistava sähköinen sopimusten allekirjoitusratkaisu eSign. Palveluntarjoaja voi saada sopimuksia allekirjoitettavakseen myös tämän järjestelmän välityksellä.
Katalogien ylläpito
Palveluntarjoajilla on erikseen sovittaessa mahdollisuus tuoda tuotteitaan ja palveluitaan tilattavaksi Coupa-portaalista.
Ostotilaukset, tilausvahvistus ja laskutus
Palveluntarjoajille osoitetut ostotilaukset löytyvät Coupa Supplier Portal -järjestelmästä, jossa niille voi tehdä tilausvahvistuksen ja tarvittaessa verkkolaskun.
Hyväksymme vain sähköisiä laskutusmuotoja, ja verkkolaskujen tietosisällön tulee vastata EN 16931-standardia. Vaatimukset perustuvat 1.4.2020 voimaan astuneeseen verkkolaskulakiin (241/2019) eli lakiin hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta.
Hei, huomasimme, että käytät tällä hetkellä Internet Explorer -selainta, jota ei enää aktiivisesti tueta. Jotta vierailusi sivustollamme olisi mahdollisimman sujuva, suosittelemme sinua vaihtamaan selaimeksesi esimerkiksi Google Chromen tai Mozilla Firefoxin.
