Tammikuussa 2022 kaksi Haaga-Helian opiskelijaa aloittivat työharjoittelun SOK Henkilöstötoiminnoissa. Työharjoittelu suoritettiin S-ryhmän yrityksille HR-palveluita tarjoavassa tiimissä HR-Ässässä ja ensimmäisiä päiviä lukuun ottamatta lähes täysin etänä. Viime vuosien aikana etätyöskentely oli tullut molemmille tutuksi opintojen myötä, joten siirtyminen työharjoitteluun sujui tutulla kaavalla.

Työharjoittelun ollessa ajankohtainen kummankin oli luontevaa etsiä harjoittelupaikka S-ryhmän sisältä, sillä molemmat olivat työskennelleet ryhmässä jo vuosia. Aiempaa kokemusta HR-työstä heillä ei ollut ja työharjoittelu toikin arvokasta kokemusta alalta.

Reetta Laakkonen opiskelee liiketaloutta Haaga-Helian Porvoon kampuksella, ja hän on suuntautunut opinnoissaan kansainväliseen yritystoimintaan.

”Koulussa opiskeltujen kurssien perusteella HR- ja esimiestyö alkoi kiinnostaa. Kyseinen työharjoittelupaikka vaikutti jo ilmoituksessaan niin mielenkiintoiselta, että en voinut jättää hakematta! Koen, että aikaisempi työkokemus S-ryhmän sisällä on auttanut ymmärtämään asioita HR-Ässässä.”

Tiina Seppälä puolestaan opiskelee Pasilan kampuksella tietojenkäsittelyä ja hänen suuntautumisensa on ICT ja liiketoiminta. Tiina on opiskellut alusta lähtien monimuotototeutuksella, joten itsenäinen työskentely etänä oli hänelle jo hyvin tuttua.

”Olin alun perin kiinnostunut työvuorosuunnittelusta, sillä työllä pystyisin suoraan vaikuttamaan työntekijöiden jaksamiseen ja työhyvinvointiin. Harjoittelu HR-Ässässä toi kuitenkin todella arvokasta kokemusta henkilöstötyöstä ja avasi silmäni, kuinka laajasti työmme vaikuttaa taustaprosesseissa.”

Perehdytyksen tukena perehdytyssuunnitelma ja nimetty perehdyttäjä

Työharjoittelun ensimmäiset päivän kuluivat tutustuessa työyhteisöön, pelisääntöihin ja toimintatapoihin ja samalla varmistettiin, että kaikki järjestelmät ja tunnukset toimivat odotetusti. Molemmille luotiin omat perehdytyssuunnitelmat, sillä he työskentelivät kahdessa eri tiimissä: Reetta pääsi tutustumaan alueosuuskauppoihin, kun taas Tiina keskittyi SOK-yhtymään. Kolmannen päivän jälkeen siirryttiin etätyöhön ja aloitettiin perehdytys itse asiakastyöhön.

Perehdytys etänä sujui paremmin kuin olisi voinut alkuun uskoa. Reetalle ja Tiinalle oli molemmille nimetty perehdyttäjä, joka piti huolen perehdytyssuunnitelmasta.

Tiina: ”Oli hienoa huomata, miten perehdyttäjään sai aina yhteyden Teamsin kautta ja kynnys kysyä pysyi matalana. Perehdyttäjä oli todella hyvin tukena ja kannusti myös itsenäiseen työhön. Välillä huomasin olevani liian haastavassa tehtävässä, mutta perehdyttäjä tuli aina auttamaan ja saimme kaiken hoidettua yhdessä kunnialla loppuun. Pidimme aluksi joka päivä aamupalaverin, jossa kävimme läpi päivän tilannetta ja mikä olisi seuraava perehtymisen aihe. Omien taitojen karttuessa työskentely sujui jatkuvasti itsenäisemmin ja aamupalaverit harvenivat, mutta perehdyttäjän tuoma henkinen tuki ja läsnäolo toivat varmuutta työskentelyyn.”

Reetta: ”Komppaan Tiinaa. Teamsin avulla oli helppo pitää yhteyttä perehdyttäjään, sekä muihin tiimiläisiin. Kävimme aluksi perehdyttäjän kanssa helpompia tehtäviä läpi kohta kohdalta ja pikkuhiljaa työ muuttui itsenäisemmäksi oman osaamisen perusteella. Perehtyminen tapahtui jakamalla näyttöä Teamsissa niin, että perehdyttäjä pystyi seuraamaan, mitä tein. Koen, että tämä tapa on ollut toimiva! Etäperehdytyksestä on kokonaisuudessaan jäänyt positiivinen fiilis ja etätyöskentely on tuntunut helpolta.”

Opittavaa riitti vaihtelevassa työssä

Perehdytyssuunnitelman jälkeen opittava ei loppunut siihen, vaan työstä löytyi aina uusia haasteita. HR-toimintojen laajuus yllätti molemmat ja työn mielenkiintoisuus piti mielen vireänä – yksikään päivä ei ollut samanlainen, sillä asiakkaiden tarpeet ja yhteydenotot vaihtelivat hyvin paljon. Työntekijöiden työsuhteita käsiteltiin koko sen elinkaaren aikana aina palkkauksesta työsuhteen päättymiseen ja eläkkeelle siirtymiseen saakka.

Toimistolla käytiin aina tarpeen mukaan ja viikoittain pyrittiin sopimaan muiden kanssa yhteinen päivä. Koko tiimin tapaamisia oli yleensä kerran kuussa, jolloin mahdollisimman moni tuli paikan päälle.

Tiina: “Vaikka työskentelimme kahdessa eri tiimissä, oli itse työyksikkö hyvin yhtenäinen. Viikkopalavereissa vaihdettiin molempien tiimien kuulumiset ja tehtävien tilanteet. Toisen tiimin hukkuessa viestitulvan alle tuli toinen aina apuun, joten yhteispeli sujui todella hyvin.”

Reetta: ”Työyhteisö otti meidän todella hyvin vastaan ja aina sai kysyä. Yhteishenki oli hyvä ja rento ja on kyllä ollut ilo työskennellä tässä porukassa!”

Työharjoittelun päättyessä molemmat jäivät vielä kesäksi työskentelemään ja auttamaan kesälomien sijaisuuksien kanssa. Kumpikin sai omia vastuualueitaan ja kesä menikin kuin siivillä. Syksyä kohden on molemmilla edessä opinnäytetyö, johon työharjoittelukokemus antoi inspiraatioita ja ideoita aiheiksi.