THE WHAT

Byrokratia. Siilot. Hitaus. Vuosien projektit. Aikaansaamattomuuden tunne.

Ison yrityksen prosessien kehittämisessä kaikki asiat linkittyvät toisiinsa. Jokaisella tekemisellä on kerrannaisvaikutuksia toisiin tekemisiin ja jäädään helposti odottamaan sitä, että joku muu jossain muualla tekee muutoksia omaan prosessiinsa ja vasta sitten oman prosessin kehittäminen on mahdollista. Kuluttajapalveluiden kehittämisessä ketterän kehittämisen mallit ovat jo arkipäivää, joten halusimme lähteä haastamaan omaa toimintaamme ja kysymään, millä keinoilla me pääsisimme vauhtiin, kokeiluun ja muutokseen mukaan.

Tutustuimme SOK HR:ssä Futuricen Lean Service Creation -malliin, jossa yhdistyy ketterä kehitys, kokeilukulttuurin luominen ja muotoiluajattelu. Ajatus siitä, että unohdetaan organisaatiokaaviot, vastuualueet ja vanhat toimintamallit, raivataan kalentereista yksittäisten palaverien sijaan kokonaisia päiviä, kerätään oikeat ihmiset yhteen ja tehdään ratkaisuja sen sijaan, että takerruttaisiin ongelmaan, tuntui kokeilemisen arvoiselta toimintatavalta.

Kuva 1: Lean Service Creation -malli

THE HOW

Projektitiimini aiheena oli työnantajakuvan ja rekrytoinnin kehittäminen. Keräsimme kokoon tiimin, jossa oli osaamista rekrytoinnista, työnantajakuvan kehittämisestä, viestinnästä, analytiikasta, markkinoinnista ja kanavaratkaisuista. Workshop-päivien aikana harjoittelimme menetelmän käyttöä, post it -lappujen oikeaa repäisytekniikkaa, haastoimme toistemme ajattelua, jumiuduimme ja tuskastuimme, saimme ideoita ja oivalsimme uutta. Työskentelyssä täytimme useita kanvaksia LSC-mallin mukaisesti eri näkökulmista pohtien välillä liiketoiminnan tarvetta, välillä loppukäyttäjää, kustannuksia, mittareita ja ratkaisun omaperäisyyttä. Aihetta emme etukäteen rajanneet, vaan rajausta tehtiin projektin myötä. Tarkkarajaisempi aihe olisi auttanut siihen, että olisimme päässeet nopeammin toteutukseen, työskentelyaika olisi riittänyt paremmin ja työstö olisi ollut yksinkertaisempaa. Toisaalta nyt saimme kuvattua teemaa laajemmin ja työstöstä on ollut hyötyä myös muihin jatkoprojekteihin, ja samalla olemme saaneet jaettua ymmärrystä muille tiimin jäsenille.

Isoin oivallus itselleni oli, että kun käänsimme näkökulman HR-prosessista hakijakokemukseen ja hakijapolkuun, asiasta tuli kiinnostavampi kaikille ryhmän jäsenille ja myös sitoutuminen ongelman ratkaisuun oli luontevampaa. Ei kehitetä jonkun toisen yksikön prosessia, vaan vaihdetaan näkökulma ihmiskeskeiseksi ja kokemukseen keskittyväksi, jolloin ongelmanratkaisu innostaa ja vie mukanaan.

Päädyimme toteuttamaan ryhmän kanssa ratkaisuna tämän blogin. Meillä tehdään paljon sellaisia asioita, joista ihmiset ovat ylpeitä. Tarvitsemme paikan, jossa ihmiset voivat kirjoittaa omista tekemisistään ja saavutuksistaan, ongelmista joita ratkotaan, ratkaisuista joita kehitetään. Saamme jaettua talon sisällä kokemuksia ja onnistumisia. Saamme kerrottua omille asiantuntijaverkostoille talon ulkopuolella, mitä meillä tehdään, saamme uusia ideoita ja oivalluksia. Työntekijöiden oma henkilöbrändi vahvistuu – ensimmäisten blogipostaajien kommentit ovat olleet, että LinkedInissä tuli yhtäkkiä 50 tykkäystä, jakoja, kommentteja ja profiilin katselumäärä kuusinkertaistui. Saamme jaettua potentiaalisille työnhakijoille tietoa meistä. Millaista meillä on olla töissä, mitä meillä tehdään ja keitä ovat ne rekrytointi-ilmoitusten kliseiset huippukollegat, joita meillä työskentelee.

Kuva 2: Post-it lappuja työpajasta

THE WHY

Olisimme voineet tehdä ratkaisun, jossa blogialusta olisi ollut osa S-ryhmän muuta nettisivua. Toteutus olisi vienyt aikaa ja maksanut. Valitsimme ratkaisun, jonka pystyimme toteuttamaan oman projektiryhmämme voimin. Olisimme voineet valjastaa PR-koneiston kirjoittamaan tekstejä. Valitsimme ratkaisun, jossa jokainen asiantuntija kirjoittaa tekstinsä itse. Se ei ole helpoin ratkaisu ja aiheuttaa meille ongelmia kirjoittajien motivoinnissa ja tekstien kasaan haalimisessa. Mutta se tekee ratkaisustamme aidon. Sen myötä ihmiset joutuvat itse harjoittelemaan omasta työstä kertomista, ja kun yhden tekstin on kirjoittanut ja kokeillut rohkeasti, kynnys madaltuu. Nämä valinnat olivat tietoisia ratkaisuja, ja ne olemme myös valmiita muuttamaan, mikäli meidän kokeilumme ei tällaisenaan toimi. Seuraavat kuukaudet sen ratkaisevat.

Mitä itse opin? Luovu liian monimutkaisista ratkaisuista. Etsi asiat, joihin voit vaikuttaa heti ja toteuta. Toteuta heti! Mittaa ja arvioi onnistumisia, ole valmis luopumaan ratkaisusta, jos se ei toimi. Muuta ajattelutapa prosessista ihmiseen. Etsi organisaatiostasi ne ihmiset, jotka haastavat omaa ajatteluasi ja joiden asiantuntemus ja vaikuttamisverkostot ovat tärkeät projektisi onnistumisen kannalta.

Lisätietoja LSC:stä: https://leanservicecreation.com/

Annamari Henno