Sanotaan, että pakko on paras motivaatio. En tiedä onko se paras, mutta tehokas se ainakin on. Tämän sai kokea lähes kaikki SOK:llakin, kun maaliskuun puolivälissä koronaviruksen leviämistä päätettiin rajoittaa ja meidät siirrettiin toistaiseksi jatkuviin etätöihin. Oli pakko opetella uusia työtapoja.

Toimistolla on helppoa kysyä vieressä istuvalta kollegalta: ”Moi. Mitä kuuluu?”. Voi myös helposti kysyä apua sermin toisella puolella olevalta: ”Ehtisitkö tulla katsomaan, kun sä tunnet nää jutut?”. Kahviautomaatilla tapaa lähes aina jonkun, jonka kanssa voi vaihtaa muutaman sanan. Voi mennä juoksuneukkariin kollegoiden kanssa pikapalaveriin, kun huomaa heidän olevan vapaana.

Etätöissä tämä sosiaalinen kanssakäyminen ei aina ole yhtä luontevaa – mutta mahdollista. Sermin toisella puolella olijaa ei ole, joten pitää lähettää chattiviesti. Kun on pakko. Keskustelua varten käynnistetään virtuaalikokous. Kun on pakko. Juoksuneukkari korvautuu chatilla ”voinko soittaa”. Kun on pakko. Ja paljon muutakin tulee tehtyä virtuaalisesti. Kun on pakko. Ehkä se pakko on sittenkin hyvä motivaatio.

Teknisesti jouheva siirtyminen

Kun jättää hetkeksi tarkastelusta pois sen sosiaalisen ulottuvuuden ja keskittyy pelkkään tekniikkaan, niin hämmästyttävän helpolla tästäkin on selvitty. Etätöihin siirtyi kuitenkin lähes kaikki SOK:n noin 1 700 työntekijää. Kerralla. Mitä ihmeitä IT teki viikonloppuna 13.-15.3., jottei maanantai ollutkaan tekninen katastrofi? No ei itse asiassa paljoakaan. Piti hankkia lisää VPN-etäkäytön mahdollistavia lisenssejä käyttäjille. VPN-kapasiteettia lisättiin ja samalla mahdollistettiin, että myös pöytäkoneilla on VPN-käyttö mahdollista. Käyttäjille hankittiin uusia kannettavia tietokoneita etätyöskentelyä varten.

Siirtyminen etätyöskentelyyn sujui jouhevasti: maanantaina VPN-lisenssit pääsivät hetkellisesti loppumaan, kun niitä saatiin vasta iltapäivällä lisää, mutta oikeastaan mitään muuta ongelmaa ei sitten ollutkaan. Miten tämä oli sitten mahdollista? Kyse ei olekaan siitä, mitä tehtiin maaliskuun puolivälissä 2020. Kyse on siitä, mitä on tehty viimeisten vuosien aikana. Lyhyesti: paljon.

Vuosien aikana rakennettu valmius

S-ryhmän yhteistyö- ja viestintävälineitä on siirretty pilveen vuodesta 2015 alkaen. Yhteiset työtilat siirrettiin ensimmäisinä. Office365 otettiin käyttöön ja sen käyttöä on laajennettu viime vuosina koko ajan. Sähköpostin siirto pilveen aloitettiin 2017. S-ryhmän sisäisen somen, Workplacen, käyttöönotto alkoi 2018. Vanha intra korvattiin Sharepoint-pohjaisella sPointilla – tietysti pilvessä sekin. Skype korvattiin Teamsilla 2019. Onneksi, sillä edelleen Skypeä käyttävillä yrityksillä on tietojeni mukaan suuria haasteita, Teams kun osaa käyttää verkon kapasiteettia paljon tehokkaammin hyväkseen kuin Skype.

Nämä ja monet muutkin viime vuosina tehdyt uudistukset tietoteknisessä perusinfrassa ovat vaatineet paljon työtä – ja useamman kupillisen kahvia. Siksi maaliskuun puoliväli ei ollut tekniikan kannalta edes kovin mainittava haaste, sillä isoimmat haasteet oli selätetty jo aiemmin. Digitaaliset työvälineet olivat jo valmiina – myös mobiilisti.

Huima kasvu digivälineiden käytössä

Kaikki edellä mainittu mahdollistaa sen, että yhteistyö- ja viestintävälineet toimivat niin toimistossa kuin kotonakin. Niiden rooli on kuitenkin korostunut tässä tilanteessa: kokouksiin, tiedottamiseen ja viestintään sekä keskinäiseen kanssakäymiseen tarvitaan erinomaisia digitaalisia viestintävälineitämme. Niiden käyttö onkin selvästi kasvanut.

Koronatiedotus koottiin nopeasti yhteen paikkaan intrasivuille. Sisäiseen someemme Workplaceen postattiin tiedotteita ja ohjeistusta, joilla etätöistä selvitään. Sinne kehitimme myös Teams-bingon, jossa postataan vinkkejä Teamsin käyttöön kokoustilanteissa. Sekä Workplacen että Teamsin lähetettyjen viestien määrä kaksinkertaistui. Suurin muutos oli kuitenkin Teams-kokousten määrän kasvu – niiden määrä yli viisinkertaistui yhdessä viikossa. SOK:lla pidettiin viikolla 11 vajaat 6000 Teams-kokousta, seuraavalla viikolla noin 27 500 ja viikolla 14 yli 32 000 Teams-kokousta. Tietysti, kun on pakko. Juoksuneukkarit ja muutkin neukkarit ovat tyhjillään Ässäkeskuksessa. Kahviautomaattien edustoilla ei ole ketään.

Digimaailma lähentää

Nykyinen etäkokousputki on tuonut mukanaan myös uusia tarpeita. Mitä jos kokoukseen pitää saada satoja henkilöitä? Miten kokous pidetään sujuvasti, kun kaikki esittäjät ovat eri paikoissa eikä siellä tutussa neukkarissa? Näihinkin löytyy ratkaisut ja ohjeet. Kun on pakko.

Palaan vielä sosiaaliseen kanssakäymiseen etätyöaikana. Tajusin nimittäin parin viikon jälkeen yhden merkittävän asian. Toimistossa tulee juteltua niiden kanssa, jotka ovat lähellä omaa työpistettäsi. Nyt etätöissä jokainen meistä on yhtä lähellä toisiaan, vain yhden chattiviestin päässä. Voit kysyä keneltä vain ”Moi. Mitä kuuluu?”.