SOK-yhtymän pääkonttori Ässäkeskus on kolmenkymmenen vuoden aikana nähnyt työn teon tavan muutoksen. Sen tilaratkaisuja on suunniteltu ja muokattu aina katse tulevassa. Nyt Ässiksellä varaudutaan pandemia-ajan jälkeiseen hybridityöhön, mille antaa hyvän pohjan tilaratkaisujen kolmen vuosikymmenen kehitys.

SOK-yhtymä muutti Vallilaan Ässäkeskuskeen 18.3.1991. Avajaispuheissa korostettiin SOK-yhtymän väen pääsemistä pitkän hajautuksen jälkeen saman katon alle ja esitettiin toivomus Ässäkeskuksen muodostumisesta henkiseksi tukikohdaksi, jossa kehitetään ja yhdistetään kaupparyhmän eri liiketoimintojen osaaminen ja viedään se tehokkaasti S-ryhmän palveluketjujen käyttöön. Ässäkeskuksen moderneista toimistoratkaisuista kirjoitettiin hankkeen suunnitteluvaiheessa vuonna 1986 seuraavasti:

"Uusi pääkonttori on office-hotel, jossa tupa-alueella jokaisella työntekijällä tulee olemaan oma kombi-huone. Yhteistiloja ovat projektityötilat, palvelut kerroksittain hoitaa help desk, joka myös hoitaa kerroksen facility-managementin. Erikoisuutena todettakoon jokaisella plaanilla oleva oma pantry, jossa hoidetaan personal-service. Pääkonttorissa toteutetaan uutta huipputeknologiaa edustavaa integroitua infotekniikkaa. Tällä kaikella vähennetään kiusallisia reviirirituaaleja ja saadaan lisää drivea."

Työympäristöjohtamisen käsitteissä puhutaan tänä päivänä fyysisen-, sosiaalisen- ja digitaalisen työympäristön ulottuvuuksista, jotka ovat ohjanneet jo 30 vuotta sitten myös Ässäkeskuksen kehittämistä. Fyysinen tila mahdollisti saman katon alla työskentelyn ja edesauttoi yhteisöllisyyden, yhdessä tekemisen ja yhdessä kehittymisen toteuttamista. Integroitu infotekniikka edusti sen aikaista teknologista kehitystä. Ajat ovat kuitenkin hieman muuttuneet ja kehitys kehittyy.

HUBi-työympäristökonsepti: asiantuntijoiden avoin kohtaamispaikka

Ässäkeskuksen tiloja on kehitetty vuosien saatossa monissa eri vaiheissa ja moniin tarpeisiin. Tehokkuusajattelu oli johtavana suunnitteluperiaatteena 2000-luvun alkupuolella, jolloin kombi-konttorien työhuoneet säilytettiin ulkoseinälinjoilla ja keskiosat muutettiin pääosin avokonttoreiksi.

HUBi-työympäristökonseptin kehittäminen aloitettiin vuonna 2012. HUBi kuvasti uutta ajattelua, jossa uudistetun fyysisen tilan rinnalle kasvatettiin uutta henkistä tilaa, jota tarvittiin työn tekemisen tapojen muutoksessa. Konseptin kehittäminen tapahtui monitahoisesti yhteistyössä eri SOK:n yksiköiden kanssa.

Laaditun työympäristövision mukaan meillä on edistyksellinen työympäristö, joka tukee S-ryhmän arvoja ja SOK:n tehtävän toteuttamista mahdollistamalla yhteistyön, vuorovaikutuksen ja joustavan työskentelyn. Ässäkeskuksessa ei toimi hierarkkinen ja tiukkarajainen asiantuntijaorganisaatio, jossa suuri osa ajasta valuu sisäisiin palavereihin, vaan Ässäkeskus on aivan jotain muuta. Se on avoin kohtaamispaikka alansa huippuasiantuntijoille, jotka pitävät jatkuvasti yhteyttä laajoihin verkostoihinsa niin kentällä kuin toimistolla.

HUBin lupauksena on ollut järjestää parempia tapoja työskennellä yhdessä ja yksin sekä toteuttaa työympäristö, joka vastaa paremmin uusia työn tekemisen tapoja. Keskeistä oli ymmärtää työn lisääntyvä irtautuminen ajasta ja paikasta sekä mobiiliteknologian hyödyntäminen. Uudessa työympäristössä panostettiin yhteisöllisiin tiloihin ja satunnaisiin kohtaamisiin niin fyysisissä kuin virtuaalisissa tiloissa ja samalla annettiin yhtä aikaa enemmän sijaa myös yksilöllisille työtavoille. Halusimme synnyttää enemmän kohtaamisia, vähemmän kokouksia, ja tarjota oivat puitteet yhdessä kehittelylle. Myös keskeytyksettömälle ja tehokkaalle tuottamiselle tuli aiempaa enemmän mahdollisuuksia ja näin mahdollisimman moni pystyi löytämään joustavasti itselleen parhaiten soveltuvat työn tekemisen tavat ja paikat.

HUBin toimintatavat ja tilaratkaisut oli otettu Ässäkeskuksessa käyttöön jo noin 80-prosenttisesti ennen koronapandemiaa. Korona-aika on vauhdittanut entisestään muutosta ja näin HUBi:n periaatteita on ollut tarpeellista tarkastella uudelleen.

HUBi 2.0: kohti hybridityötä

HUBi 2.0 -pilottiprojektin suunnittelu käynnistyi kesällä 2019. Osallistavan suunnittelun toteutus tapahtui talven aikana ja käyttöönotto koronakeväänä 2020. HUBi 2.0 perustuu hyviin käytänteisiin, joita on kerätty vuosien varrella ja se rakentuu seuraavien periaatteiden varaan:

• etänä ≠ poissa

• työn lopputulos on tärkeä, ei työntekoaika ja -paikka

• luottamus synnyttää vastuuntuntoa

• selkeät pelisäännöt ovat tarpeen.

HUBi 2.0 -pilotissa tavoitteena oli yhdistää Ässäkeskuksessa erillään omissa kotipesissään toimivat Talous ja hallinto -alueen yksiköt yhdeksi ekosysteemiksi, jossa kaikki 280 työntekijää toimivat yhdessä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Tilasuunnitelmassa toteutuu monitilatoimiston vyöhykkeistämisen periaatteet, yhteistyötä tukevat alueet, hiljaisen ja yksilötyön mahdollistavat tilat, tarvittavat tiimialueet ja kohtaamisia lisäävät tukitilat. Joustavan työn toimintaperiaatteilla mahdollistettiin monipaikkainen työ lähes kaikille työntekijöille. Toimistotilan käyttökokemukset ovat olleet niiltä osin positiivisia kuin toimistolla käynti rajoitusten voimassa ollessa on ollut mahdollista. Etätyökäytäntöjen testaaminen on sen sijaan ollut maksimaalista, kun lähes koko henkilökunta siirtyi täysimääräisesti etätöihin koronan pakottamana.

Koronavuosi on tuonut muutoksen työn tekemisen paikan määrittelyyn ässisläisille. SOK-yhtymän toimistotiloissa tehdään lähityötä ja kaikki muu työ on etätyötä. Aikaisempien rajoitettujen etätyökäytäntöjen sijaan kaikilla on tasavertaisesti mahdollisuus etätyöhön, joka SOK:lla teetetyn koronakyselyn perusteella tulee lisääntymään huomattavasti. Uudessa tilanteessa on kuitenkin määritelty, missä tapauksissa lähityö on parempi vaihtoehto tehdä työtä. Näitä tapauksia voisi olla esimerkiksi asiakaspalvelutyö, jossa vaaditaan henkilökohtaisia kohtaamisia, esihenkilötyö, jossa johdettavien työntekijöiden työnteon malli vaatii läsnäoloa, perehdytysvaihe, joka vaatii työntekijöiltä tutustumista toisiinsa, puutteelliset yhteydet tai huono etätyöergonomia.

Paluu tulevaisuuteen tapahtuu uusien periaatteiden myötä toivottavasti kesälomien jälkeen. Tällöin Ässäkeskus kutsuu työntekijät ja vieraat turvalliseen asiointiin huomioiden sen hetkiset suositukset. HUBi 2.0 -kehittäminen on keskittynyt tällä hetkellä lähiajan hybridimallin haasteisiin ja tulevaisuuden työympäristökehittämisen polkua valmistellaan.

Kristallipallosta olisi mukava katsoa tulevaisuuteen ja nähdä vaikkapa vuoden 2030 tarpeet. Peräpeiliin katsoessa voi kuitenkin todeta, että SOK on onnistunut hyvin ennakoivissa työympäristöä koskevissa toimenpiteissään aktiivisten HR-toimien, ennakoivien digitaalisten palvelujen ja tilankäyttöä tehostaneiden ratkaisujen osalta. Tästä on hyvä jatkaa kesälomien jälkeen HUBi 2.0 kehittämistä suuntana uusi tulevaisuus unohtamatta kolmekymppisen Ässäkeskuksen sopivaa juhlistamista.