Korona-aika vaatii erilaisia käytäntöjä työsuhteen alusta lähtien. Kuinka työhön perehtyminen onnistuu, kun ei ollakaan fyysisesti työpaikalla? Miten se tehdään ja minkälaisia ovat kokemukset? Uutena aloittanut valikoimapäällikkö Lotta Ekroos ja häntä perehdyttänyt valikoimapäällikkö Susanna Geijer kertovat kokemuksistaan.

Lotan kokemukset perehdytettävänä

Kun maaliskuun alussa astelin Ässäkeskukseen allekirjoittamaan työsopimustani, en voinut aavistaakaan, miten tilanne olisi muuttunut ensimmäiseen työpäivään mennessä. Huhtikuun ensimmäisenä päivänä vastassa oli lähes autio Ässäkeskus, mutta onnekseni esimieheni pääsi kuitenkin paikan päälle toivottamaan minut tervetulleeksi ja huolehtimaan, että työvälineeni ovat kunnossa etäkonttoria varten.

Ensimmäisenä päivänä otimme videoyhteyden myös perehdyttäjääni Susanna Geijeriin sekä Hanna Mattilaan. Koneen ruudulla näkyivät iloiset kasvot, ja pian kävimmekin läpi tarkkaan mietityn perehdytyssuunnitelmani. Tuon palaverin jälkeen olin jo varsin luottavainen, että perehdytykseni tulisi sujumaan hyvin poikkeusoloista huolimatta.

Tiimiytymistä Teamsin avulla

Perinteinen kättelykierros toimistolla jäi omalta osaltani tekemättä, mikä oli sääli, sillä olisin kovin halunnut päästä näkemään kaikki heti kasvotusten. Pääsin kuitenkin tutustumaan muihin tiimiläisiini Teams-palaverin välityksellä heti toisena työpäivänä. Tiimistäni välittyi heti hyvä fiilis, ja linjojen päästä pystyin jo aistimaan hyvän yhteishengen tiimini sisällä. Tämä fiilis vain vahvistui Teams-kahvihetkien ja säännöllisten aamupalaverien kautta.

Oli hieno huomata, että minut otettiin hyvin mukaan porukkaan myös etäyhteyksistä käsin ja sain aina apua linjojen päästä, kun sitä tarvitsin. Teamsin välityksellä oli matala kynnys ottaa yhteyttä myös muihin ässäläisiin ja videokuvan välityksellä pystyin tuomaan omat kasvoni muille tutuiksi.

Toimivat työkalut ja suunnitelmallisuus onnistumisen takeina

Teams ja työvälineet pelittivät alusta asti hyvin, pieniä nettikatkoksia lukuun ottamatta, mikä edesauttoi perehdytykseni onnistumista. Eri järjestelmien manuaalit ja opetusvideot tukivat myös omalta osaltaan etäperehdytystä, sillä pystyin opettelemaan järjestelmien käyttöä itselleni sopivalla hetkellä.

Suurin kiitos perehdytyksen onnistumisesta kuuluu kuitenkin perehdyttäjälleni Susannalle, joka aikataulutti laajan perehdytysohjelman oman työnsä oheen ja oli aina valmis vastaamaan kysymyksiini.

Perehdytyssessiot olivat suhteellisen intensiivisiä, mutta ehdin usein jälkikäteen rauhassa perehtyä oppimaani ja sisäistää asioita muistiinpanojeni kautta. Kuvakaappausten ottaminen perehdytyksen yhteydessä oli kätevää ja nopeutti omien muistiinpanojen tekemistä. Teamsin välityksellä pystyin helposti myös esittämään tarkentavia kysymyksiä joko soittamalla tai chatin kautta. Mieltä askarruttavat Excel-taulukot sai helposti jaettua ruudulle, mikä auttoi kysymysten esittämisessä suuresti.

Poikkeusaikanakin loistavat eväät työhön

Toukokuun loppupuolella oli viimeinenkin perehdytysosio käyty läpi ja pääsin täysillä tarttumaan töihin. Työt rullaavat nyt jo varsin mukavasti, vaikka luonnollisesti opittavaa ja kysyttävää vielä riittää. Mielestäni sain kuitenkin parhaat mahdolliset eväät työtäni varten, enkä voisi olla tyytyväisempi perehdytysprosessiin tällaisissa poikkeusoloissa. Etäperehdytys osoitti omalta osaltaan sen, että avoin mieli ja ratkaisukeskeisyys mahdollistavat asioiden onnistumisen, vaikka se vaatiikin totuttujen tapojen muokkaamista vallitseviin oloihin sopiviksi.

Susannan kokemukset perehdyttäjänä

Lotalla oli ehkä haastavin mahdollinen ajankohta aloittaa uudessa työnkuvassa huhtikuun alussa, kun poikkeusolot Suomessa alkoivat juuri pari viikkoa aiemmin maaliskuussa. Kun emme normaaliin tapaan istuneetkaan muutaman metrin päässä toisistamme Ässäkeskuksen työpisteillä, pyrin varaamaan perehdytystä varten Teams-palavereita tasaisesti lähes joka päivälle kahden kuukauden ajalle.

Eri aihealueiden läpikäynnit aikataulutin eri päiville ja pyrin pitämään palaverit noin kahden tunnin pituisina, jotta muutenkin intensiivisten sessioiden asiasisältö pysyisi edes jokseenkin jäsenneltävänä. Perehdytys ei lyhyempinä sessioina useampana päivänä myöskään vaikuttanut radikaalisti oman vastuualueeni työtehtäviin, jolloin ehdin reagoimaan esimerkiksi akuutteihin yhteydenottoihin vielä saman työpäivän aikana. Teams osoittautui yllättävän käteväksi työvälineeksi perehdytyksessä, kun palavereiden lisäksi pystyimme olemaan ketterästi yhteydessä päivittäin puheluiden ja chatin välityksellä.

Suhteellisen tuoreena ässäläisenä 2,5 vuoden kokemuksella muistelin lämmöllä omaa perehdytystäni ja pelkäsin, ettei yhtä laadukas perehdytys onnistuisi ilman päivittäisiä tapaamisia kasvokkain. Yllätyin kuitenkin itse, kuinka sujuvasti perehdytys toteutettiin pelkkien etäyhteyksien välityksellä.

Onnistuneen etäperehdytyksen tärkeimmät pilarit olivat mielestäni Teams -palavereiden aikataulutus ja sisällön suunnittelu, mutta myös vapaamuotoiset, kaksin tai koko tiimin kesken tehtävät palaverit ja puhelut, joissa työasioiden lisäksi vaihdettiin myös rennosti kuulumisia. Kun ensimmäistä kertaa tapasimme Lotan kanssa paikan päällä Ässäkeskuksessa kahden kuukauden kuluttua turvavälien etäisyydeltä, tuntui kun olisimme työskennelleet kasvokkain koko ajan.