Työntekijän työsuhteeseen ja työsuhteen ns. elinkaareen liittyy paljon tietoa, jota yrityksen tulee tallentaa ja hallinnoida HR-järjestelmässä, jotta työntekijän palkanmaksu ja työsuhteeseen liittyvät muut työnantajan velvoitteet pystytään hoitamaan lakien ja työehtosopimusten mukaisesti. Tallennettavat tiedot liittyvät yleensä henkilön työsopimukseen, palkkaan, yhteystietoihin ja muihin palkanlaskennan vaatimiin tietoihin tai vaikkapa poissaolo- ja vuosilomatietoihin.

S-ryhmässä otimme muutamia vuosia sitten käyttöömme uuden HR-järjestelmän, jossa työntekijöille tuli mahdollisuus nähdä omia henkilö- ja työsuhdetietojaan suoraan järjestelmästä. Työntekijä pystyy itse tarkistamaan omat perustietonsa järjestelmästä ja myös ylläpitämään esim. omia nimi- ja yhteystietojaan niiden muuttuessa sekä esittämään vuosiloma- ja muita poissaolotoiveita esihenkilöille sähköisesti järjestelmän kautta. Suurin osa työsuhdetietojen tallentamisvastuusta on kuitenkin henkilöstötoiminnoilla ja/tai esihenkilöillä. S-ryhmässä tietoja tallennetaan järjestelmään joko yrityksen omassa paikallisessa HR:ssä, esihenkilön toimesta tai keskitetysti HR-palvelukeskuksessa.

Ensimmäiset askeleet robotiikan hyödyntämisessä HR:ssä

S-ryhmässä työskentelee yhteensä noin 40 000 työntekijää, joten HR-järjestelmiin tallennettavan henkilö- ja työsuhdetiedon määrä on suuri ja sitä tallennetaan tällä hetkellä suurelta osin manuaalisesti.

Reilut kaksi vuotta sittenotimme ensimmäisen pienen, mutta merkittävän askeleen kohti tietojen automaattista tallentamista järjestelmään robotin (RPA) avulla HR-toiminnoissamme.

Meillä on jo vuosia ollut käytössämme henkilökunnallemme suunnattu työhyvinvointietu, jota varten tallennamme etuun liittyvän yksittäisen tiedon HR-järjestelmään. Aikaisemmin tämä on ollut täysin manuaalista, HR-ammattilaisen tekemää työtä. Päätimme kokeilla, onnistuisiko robotilta (RPA) tämän tiedon tallentaminen järjestelmään työntekijälle ja sehän onnistui! Toki tiedon tallentamisen siirtäminen robotille vaatii ensin tarkkaa määrittelyä, testaamista ja konfigurointia, jota teimme yhteistyössä SOK:n oman RPA- ja järjestelmä- sekä HR-tiimien toimesta.

Tästä innostuneena halusimme opettaa robotille joitain muitakin asioita. Viime keväänä opetimme robotille kaksi isompaa prosessia: Työtodistusten laatimisen sekä Tutustu työelämään ja tienaa -harjoittelijoiden palkkausprosessit. Samalla robottimme sai nimekseen Siiri.

Robotti apuna työtodistusten laatimisessa

Kun työntekijän työsuhde päättyy, tekee meillä yleensä esihenkilö siitä sähköisen päättymisilmoituksen HR:ään ja samalla pyytää sähköisesti työtodistusta työntekijälle. Työtodistusten laatimisessa robotti on apunamme työkaverinamme siten, että robotti osaa hakea HR-järjestelmästä automaattisesti henkilön perus- ja työsuhdetiedot ja sähköiseltä päättymisilmoitukselta puolestaan esihenkilön antamat tiedot mm. työsuhteen päättymispäivämäärän sekä työntekijän pyynnöstä työtodistukseen laitettavan työsuhteen päättymissyyn ja/tai mahdolliset arvostelut tai työtehtävän tarkemman kuvauksen.

Kun robotti on hakenut tarvittavat tiedot työtodistukselle, muodostaa se tiedoista työtodistuksen Word-dokumentiksi. Tämän jälkeen HR-asiantuntija tarkistaa ja täydentää työtodistuksen tiedot, jonka jälkeen robotti tallentaa todistuksen pdf-muotoon HR-järjestelmään, josta todistus lähtee eteenpäin sähköisesti ja automaattisesti OmaPosti-palvelun kautta työntekijälle.

Tutustu työelämään ja tienaa -nuorten palkkaus järjestelmään robotin avustamana

Joka kesä S-ryhmässä työskentelee tuhansia peruskouluikäisiä nuoria ns. Tutustu työelämään ja tienaa -harjoitteluohjelmassa. Ohjelman tarkoituksena on tutustuttaa nuori työelämään ja tutustumisjakso onkin monen nuoren ensimmäinen varsinainen kosketus työelämään. Kaikille nuorille maksetaan tietty sama kertaluontoinen summa korvauksena kymmenen päivän työrupeamasta.

Aikaisempina kesinä olemme tallentaneet näiden nuorten tiedot järjestelmään täysin manuaalisesti. Viime kesänä pystyimme kuitenkin hyödyntämään robotiikkaa tähänkin. Siiri-robottimme luki Excel-tiedostosta nuorten tiedot ja latasi tiedot HR-järjestelmään ja tarvittaessa tallensi manuaalisesti tehdyt ja skannatut sopimukset sähköiseen arkistoon. HR-asiantuntijan tehtävänä oli kuitenkin tarkistaa, että tiedot Excelissä ovat oikein ja valvoa muutenkin robotin toimintaa.

Mahdollisuuksia automatisointiin on vielä paljon

Vaikka määrittelyihin ja muihin töihin robotin käyttöönottamiseksi on mennytkin ja menee jatkossakin jonkin verran työaikaa, on se maksanut itsensä jo monin kerroin takaisin säästyneenä työaikana. Seuraamme robotin tuomaa säästöä työajassa mm. Power BI -raportoinnin avulla.

Robotin käyttöönotto on tehostanut prosessejamme ja parantanut työn mielekkyyttä HR-asiantuntijoidemme parissa, kun manuaalisesti tallennettavan tiedon määrä on hieman vähentynyt ja työaikaa jää enemmän muuhun työhön.

Robotti on myös tarkka, se tekee juuri niin asiat kuin sille on opetettu, eikä se tee ns. inhimillisiä virheitä eikä myöskään väsy. Se työskentelee meillä myös yöaikaan ja sen avulla myös loppuasiakas, eli tässä tapauksessa työntekijä tai esihenkilö, hyötyy, koska palvelumme on entistäkin nopeampaa.

Hyödynnämme robotiikkaa nyt myös mm. tietojen oikeellisuuden tarkistamisessa ja jatkossa on tarkoitus opettaa robotille myös ns. tavallisten työsuhteiden tallentamista järjestelmään sekä hyödyntää robottia mm. työsuhteiden päättymisprosessissa sekä tiettyjen muistutusviestien tai kyselyiden lähettämisessä esihenkilöille – mahdollisuuksia automatisointiin on vielä paljon.

Tiimiläisten kokemukset Siiri-robotista

”Siiri-robotista on ollut todella iso apu työtodistusprosessissa. Aikaisemmin prosessi oli työläs ja aikaa vievää. Ruuhka-aikoina työtodistusten toimittamisessa saattoi olla viikkojenkin viive. Vaan eipä ole enää sitä ongelmaa. Siiri laatii todistukset lähes valmiiksi omatoimisesti ja meille jää vain niiden tarkistaminen. Siiri on nopeuttanut ja tehostanut huomattavasti työtodistusprosessia. Tämä näkyy myös asiakkaillemme, kun työntekijät saavat työtodistuksensa nopeammin kuin aikaisemmin. Koska Siiri työskentelee öisin, on meillä HR-Ässässä työkaverina nyt myös yksi yövuorolainen!” – Aino Soikkeli, HR-asiantuntija.

”Robottimme, eli kavereiden kesken Siiri, on mitä mainioin työkaveri ja erittäin ahkera tapaus! Kun muu tiimi käänsi viime kesänä öisin kylkeä, Siiri ahkeroi samaan aikaan Tutustu työelämään ja tienaa -harjoittelijoiden palkkauksia parhaimmillaan satoja kappaleita yössä. Yhteistyön alkutaipaleella saimme tehdä hieman enemmän tuttavuutta ja työtä Siirin kanssa, jotta löysimme yhteisen kielen, mutta vauhtiin päästyämme uusi työkaveri osoittautui loistavaksi lisäykseksi tiimiimme!” – Riikka Majuri, HR-asiantuntija, tiiminvetäjä.