Varför har S-gruppen ett ägarkunds- och kundregister?Syftet med affärsverksamheten som handelslagen i S-gruppen idkar har sedan början för över 100 år sedan varit att producera tjänster och förmåner åt ägarkunder. Tidigare betalades köpåterbäring av samma typ som Bonus på basis av kvitton som medlemmarna skickade in till handelslaget; numera betalas Bonus automatiskt via ägarkundsregistret. För att man ska kunna betala Bonus, måste handelslagen veta vilka det är som har rätt till Bonus. Handelslagen har en lagstadgad skyldighet att hålla ett medlemsregister (lag om andelslag 3:3 §).

Vilka uppgifter samlar S-gruppen om sina kunders inköp?I ägarkundsregistret lagras slutsumman på kvittot för beräkning av Bonus och andra förmåner som betalas i pengar. Om kunder som använder S-Förmånskortet samlas uppgifterna om totalbeloppet på köpkvittot på verksamhetsställenivå per kund, kedja och handelslag. Ägarkunden kan granska dessa uppgifter t.ex. genom att logga in på Oma S-kanava eller på bonusberäkningen som varje månad skickas till hemadressen.

En mer detaljerad redovisning av uppgifterna som hanteras i S-gruppens ägarkundssystem finns i S-gruppens personregisterbeskrivning för ägarkundssystemet.

Till vad används uppgifterna som samlas in?Ägarkundsdata (grunduppgifterna om medlemmen, uppgifterna om köphistoria) används för beräkning av Bonus, betalningssättsförmånen och återbäring av överskott, för hantering av handelslagets medlemsadministration, allokering, dvs. riktning av kundkommunikation samt för utveckling av förmånsutbudet och verksamhetsnätet.

Genom att rikta kommunikationen kan man erbjuda ägarkunderna förmåner som t.ex. anknyter till tjänster som de använder. Som hjälpmedel vid allokeringen används bl.a. uppgifter om slutsummor på butiks- och kedjenivå samt uppgifter som kunden har gett på sitt ägarkundsavtal eller senare.

Information om köp av produkter finns inte i kombination med enskilda kunder, och sådana uppgifter används inte för allokering av kundkommunikation. Data på produktnivå som samlas i kassasystemen används t.ex. i sortimentshanteringen för att utbudet i butiken ska motsvara kundernas behov. Man kan inte identifiera enskilda kunder på basis av denna information.

Varför samlas kunduppgifter in?Man samlar in kunduppgifter för att handelslagen ska kunna sköta sina ägarkundsrelationer och betala ägarkundsförmåner, t.ex. Bonus och betalningssättsförmånen. Uppgifterna används också för utvecklande av handelslagens verksamhet.

I registerbeskrivningen för S–gruppens ägarkundsregister meddelas att information om köptransaktioner rörande enskilda produkter inte lagras i registret; detta sker endast på produktgruppsnivå. Hur var det möjligt att man i anknytning till återtagandet av Rainbow Mättande grönsakspanna kunde få tag på personuppgifter om kunderna som hade köpt produkten.I S-gruppens ägarkunds- och kundregister samlas endast uppgifter om slutsumman av inköp som registrerats på S-Förmånskortet, inte köp på produktnivå, som används vid underhåll av medlemskapet och kundrelationen. Med tillstånd av livsmedelssäkerhetsverket Evira har vi dock i detta fall undantagsvis utrett köp av produkten Rainbow Mättande grönsakspanna som gjorts i S-gruppens kassasystem med S-Förmånskort, och sedan har uppgifter om innehavarna av dessa S-Förmånskort hämtats från S-gruppens ägarkundsregister i syfte att skicka information till dessa kunder. Detta är ett undantagsfall.

Vilken myndighet ska ge tillstånd till ett sådant kombinerande av uppgifter, och på vilken lag är detta grundat.S-gruppen har i detta fall varit tvungen att agera helt exceptionellt och anhålla om föreläggande av myndigheten Livsmedelssäkerhetsverket Evira om samkörning av uppgifter från kassasystemet och ägarkundsregistret bl.a. enligt personuppgiftslagen och livsmedelslagen. Utan detta föreliggande hade åtgärden inte kunnat genomföras. Efter detta utredde S-gruppen på order av Evira vilka personer som hade köpt produkten och meddelade dessa om produktens misstänkta skadlighet.

Den som håller ett personregister är också skyldig att agera i den registrerade personens intresse, i synnerhet då det gäller att skydda ett livsviktigt intresse, t.ex. fara för liv. SOK tog det exceptionella beslutet att samköra information från två olika informationssystem för att kunna informera ägarkunderna om saken.

SOK har också varit i kontakt med Dataskyddsombudsmannens byrå och informerat denna om det exceptionella förfarandet som anknyter till kundregistret.

Hur länge sparas information om kundernas inköp?Uppgifterna om slutsummor som används vid beräkning av Bonus lagras i S-gruppens ägarkunds- och kundregister i två år, efter vilken tid de avlägsnas. Lagringen av köpdata medger att t.ex. eventuella fel kan redas ut i efterskott. Genom att lagra uppgifterna kan man också visa ägarkunderna t.ex. hur stor deras Bonus under det senaste året har varit.

Kvittoinformation om enskilda inköp lagras på basis av bokföringslagen i ett separat kassasystem. Informationen sparas i de sex år som förutsätt i lag.

Hur informeras kunderna om hur uppgifterna om dem används.Vi informerar kunderna om användningen av kunduppgifter i registerbeskrivningen för S-gruppens ägarkunds- och kundregister, i Stadgarna för S-gruppens ägarkundssystem, och på blanketten för anslutning som ägarkund. Dessutom finns det information om hanteringen av uppgifter på S-kanava i Ofta ställda frågor, och vi tar också vid behov upp ämnet i vår kundkommunikation.

Kan ägarkunden förbjuda användningen av sina uppgifter?Varje kund kan när som helst förbjuda S-gruppens och dess samarbetspartners direktmarknadsföring. I lag påbjuden hantering av kunddata kan man inte förhindra.