S-ryhmän vähittäiskaupan yhteistyökumppani- ja tavarantoimittajarekisteri - S-ryhmä

Tietosuojaseloste

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

S-ryhmän vähittäiskaupan yhteistyökumppani- ja tavarantoimittajarekisteri

Rekisterinpitäjä

Suomen Osuuskauppojen keskuskunta SOK Postiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄ SOK Vähittäiskauppa: 010 76 8011 (vaihde) Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki Y-tunnus 0116323-1

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisterinpitäjän edustajan yhteystiedot

Tiina Soininen, tiina.soininen@sok.fi

Rekisterin nimi

S-ryhmän vähittäiskaupan -yhteistyökumppani- ja tavarantoimittajarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhteistyökumppani- ja tavarantoimittajarekisteriin tallennettavien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpidon, tiedon jakamisen ja yhteistyön toteuttaminen vähittäiskaupan tavarantoimittajien, palveluntarjoajien, yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien yhteyshenkilöiden kanssa S-ryhmässä. S-ryhmällä tarkoitetaan osuuskauppoja ja SOK-yhtymää tytär- ja osakkuusyhtiöineen.

Luovutamme henkilötietoja S-ryhmän toimijoiden välillä sekä kolmannelle osapuolelle ainoastaan kulloinkin soveltuvan lain ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus tai suostumus.

Henkilötietojen käsittely sopimuksen perusteella

Yhteistyökumppaneiden ja tavarantoimittajien yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhteyshenkilön suostumus toimittajan ja SOK-yhtymän tai alueosuuskaupan väliseen yhteistyöhön liittyen tai kaupallinen hankintapuitesopimus.


Käsiteltävät henkilötietoryhmät

  • Toimittajan yhteyshenkilöt


Käsiteltävät henkilötiedot

Yhteyshenkilöiden seuraavat tiedot:

  • Nimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Tehtävänimike
  • Käyttäjätunnus

Henkilötietojen käsittely

Käsittelemme henkilötietoja tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin S-ryhmän sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Henkilötietoja siirretään palvelun tuottamiseksi seuraaville palvelukumppaneille:

  • konsultointi- ja raportointiyhteistyökumppanit
  • viranomaiset, joille luovutamme tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa

Henkilötietojen luovutus

Yhteyshenkilötietoja voidaan luovuttaa S-ryhmän organisaatioiden kesken toiminnan joustavuuden ja yhteyshenkilötietojen laadun varmistamiseksi sopimuksen toimeenpanemiseksi.


Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Henkilötietoja katsotaan siirtyvän EU ja ETA alueen ulkopuolelle käyttäessämme ulkoisia palvelukumppaneita sovellus- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Näistä siirroista on tehty erillinen ulkoisten palvelukumppaneiden kanssa tietojenkäsittelysopimukset.


Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Säilytämme tämän selosteen mukaisia henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin sopimussuhde yhteistyökumppanin tai tavarantoimittajan kanssa on olemassa tai suostumus on voimassa ja yhteyshenkilö on yhteistyökumppanin tai tavarantoimittajan palveluksessa ja tiedot ovat hyödynnettävissä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Ajantasaisia yhteyshenkilötietoja säilytetään toimittajarekisterissä, jonne toimittajan edustajalla on pääsy toimittajaportaalin kautta.

S-ryhmän vähittäiskaupan -yhteistyökumppani- ja tavarantoimittajarekisteristä poistetaan säännöllisesti vanhentuneita tietoja. Rekisteriin tallennettujen tietojen läpikäynti ja hävitys toteutetaan kerran kahdessa (2) vuodessa erikseen lähetettävällä pyynnöllä yhteistyökumppaneille ja tavarantoimittajille.


Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada informaatiota

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja hänestä kerätään, mihin käyttötarkoituksiin tietoja käytetään, mikä on tietojen käsittelyn peruste ja kenelle tietoja luovutetaan.

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin ja virheellisten tietojen oikaisu toimittajaportaalin kautta tai rekisterinpitäjän edustajan kautta.
  • Oikeus tietojen poistamiseen silloin kun muuta lakisääteistä perustetta tietojen säilyttämiselle ei ole
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Vastustamisoikeus
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
  • Oikeus peruuttaa suostumus
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tämä valvontaviranomainen on Suomessa tietosuojavaltuutettu.


Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilöitä profiloida. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Ainoastaan määrätyillä SOK:n toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten ja S-ryhmän työntekijöillä, joiden toimenkuvaan se kuuluu, on oikeus käyttää yhteyshenkilörekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.


Kuinka käytät oikeuksiasi?

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjän edustajaan.

Hei, huomasimme, että käytät tällä hetkellä Internet Explorer -selainta, jota ei enää aktiivisesti tueta. Jotta vierailusi sivustollamme olisi mahdollisimman sujuva, suosittelemme sinua vaihtamaan selaimeksesi esimerkiksi Google Chromen tai Mozilla Firefoxin.